Chức năng này cho phép bạn thực hiện chuyển đổi nhanh các dạng chứng từ trên phần mềm mà không cần nhập lại các thông tin đã có sẵn, các nhóm chứng từ chuyển đổi như sau:

 

1. Chuyển từ báo giá sang đơn đặt hàng

Chức năng này cho phép bạn chuyển đổi một báo giá thành đơn đặt hàng nếu khách hàng đã chấp thuận với báo giá đề xuất và chính thức đặt hàng. Các bước thực hiện như sau:

* Mở chi tiết báo giá mà khách hàng đã chấp thuận

* Nhấn vào Duyệt chứng từ --> Click vào Khách đặt hàng

* Hệ thống sẽ xác nhận và bạn nhấn đồng ý, khi đó báo giá sẽ chính thức được chuyển thành Đặt hàng của khách.

Sau khi thực hiện thành công thì phiếu báo giá sẽ tự động mất đi, thay vào đó là phiếu đặt hàng của khách.

 

2. Từ phiếu đặt hàng nhà cung cấp thành phiếu nhập kho

Để làm được việc này bạn thực hiện như sau:

* Mở chi tiết một phiếu đặt hàng nhà cung cấp đã được duyệt

* Tích chọn vào Lập phiếu nhập

* Khi đó hệ thống sẽ mở ra màn hình để bạn nhập các thông tin cần thiết cho phiếu nhập kho (mặc định lấy toàn bộ thông tin từ phiếu đặt hàng sang) nếu số lượng nhập đúng với phiếu đặt thì bạn chỉ cần chọn bổ sung kho sẽ nhập và thực hiện nhấn Lưu thêm mới.

 

3. Từ đơn hàng chuyển thành phiếu xuất kho

Khi một đơn hàng đã được duyệt và đến ngày xuất kho, bạn có thể lập trực tiếp một phiếu xuất kho hoặc tạo một phiếu xuất kho từ thông tin đơn hàng, bằng cách tích vào Lập phiếu xuất với đơn hàng đã được duyệt khi đó hệ thống sẽ tự động chuyển đến màn hình lập phiếu xuất kho với các thông tin được lấy từ đơn đặt hàng bạn đang mở.

 

4. Từ đặt hàng của khách lập phiếu thu tiền mặt

Đối với mỗi đơn đặt hàng bạn có thể thực hiện thu một hoặc nhiều lần thanh toán cho đơn hàng đó, để thực hiện được việc này bạn làm như sau:

* Mở chi tiết một đơn đặt hàng của khách đã được duyệt

* Chọn vào button Thu tiền và nhấn Đồng ý để xác nhận (button thu tiền chỉ xuất hiện với phiếu đặt hàng mà có khoản đã thanh toán ít hơn tổng tiền phải trả)

* Hệ thống sẽ mở ra một màn hình thu tiền mặt và mặc định giá trị phải thu là số tiền cần thu từ đơn hàng, nếu số tiền ít hơn thì bạn có thể thay đổi sau đó nhấn Lưu (Tham khảo thu chi tiền mặt).

Sau khi phiếu thu này được duyệt thì hệ thống tự động tính toán số tiền đã thu với đơn hàng tương ứng.

Thông tin với đơn hàng

 

5. Thanh toán cho nhà cung cấp theo đơn đặt hàng.

Đối với các đơn đặt hàng với nhà cung cấp đã được duyệt và có tổng tiền đã thanh toán ít hơn tổng giá trị đơn hàng thì bạn có thể thực hiện lập phiếu thanh toán cho nhà cung cấp từ chính đơn hàng đó. Cách làm như sau:

* Mở đơn đặt hàng với nhà cung cấp đã được duyệt, nếu số tiền đã thanh toán ít hơn giá trị đơn hàng thì có button Thanh toán và bạn nhấn vào button này để lập phiếu chi và nhấn Đồng ý.

* Hệ thống sẽ mở ra màn hình lập phiếu chi tiền mặt với giá trị tiền thanh toán tương ứng với số tiền cần thanh toán còn lại và các thông tin liên quan đến nhà cung cấp.

* Bạn có thể thực hiện thay đổi số tiền thanh toán và nhấn Lưu thêm mới.

* Sau khi chứng từ chi được duyệt hệ thống tự động tính toán lại số đã thanh toán ứng với đơn hàng mà bạn lập trước đó.